Port de la carte d’identité obligatoire
Tout le personnel doit porter sa carte d’employé en tout temps à l’intérieur de l’établissement.
Accès à l’établissement
Accès par carte à certaines portes extérieures
Les portes actuellement accessibles avec une carte d’accès sont maintenues (voir plan). Si vous n’avez pas cette carte, veuillez utiliser l’accès par l’entrée principale ou par le chemin des Quatre-Bourgeois.
Cafétéria
Salle à manger
La salle à manger de la cafétéria est ouverte et accessible à tous.
- Ne pas déplacer les tables et les chaises.
- Augmentation des fréquences de désinfection. Du matériel est disponible sur place pour effectuer le nettoyage et la désinfection des espaces après usage.
Salons 1 et 2
Veuillez prendre note que depuis le 13 janvier 2022, en raison de la situation épidémiologique actuelle, le salon 1 de la cafétéria sera dédié aux employés en zone chaude et le salon 2 sera réservé aux intervenants en auto-isolement au travail.
Qu’est-ce qu’un auto-isolement ? L’auto-isolement est une mesure appliquée à des personnes ayant eu un contact à risque, mais qui n’affecte pas leur présence au travail, car le contact n’est pas en continu. Lors de ces situations, nous demandons à ce que la personne respecte les mesures de distanciation de 2 mètres lors du retrait du masque.
Horaire et disponibilité des plats
L’heure de fermeture de la cafétéria est à 19 h 30 en semaine, et à 19 h la fin de semaine et les jours fériés.
- Les soupes, mets chauds et spaghettis demeurent disponibles jusqu’à la fermeture.
- Les machines distributrices sont accessibles de 19 h à midi.
Mesures applicables à la cafétéria
Les mesures ci-dessous continuent de s’appliquer.
- Les repas pour emporter sont disponibles sur place.
- La vaisselle réutilisable est offerte.
- Toute personne qui fréquente la cafétéria est invitée à se laver les mains avant d’entrer.
En raison du nombre restreint de places, nous vous invitons à utiliser ces espaces uniquement pour consommer votre repas. Veuillez noter que ces locaux ne peuvent être réservés ni utilisés pour des rencontres. Ils sont accessibles selon les heures habituelles de la cafétéria.
Communications
Affichage
Afin d’éviter une possible confusion dans les messages et conformément à la Politique relative à l’affichage interne, toute demande d’affichage doit être adressée à la Direction des ressources humaines.
Relations médias
Avant d’accepter, demander ou réaliser toute entrevue avec les médias, communiquez avec l’équipe-conseil en communication et relations publiques au 4730. Pour plus de détails, consultez les directives relatives aux relations avec les médias.
Médias sociaux
Voici quelques principes énoncés dans la Politique relative à l’utilisation des médias sociaux :
- Tous les intervenants de l’Institut doivent agir au mieux de leur jugement et avec loyauté.
- Il est interdit, entre autres, de :
- formuler tout jugement désobligeant, vexatoire, médisant, blessant ou calomnieux à l’endroit d’un usager, d’un visiteur ou d’une personne qui occupe une fonction, qui exerce une profession ou qui est de passage à l’Institut;
- porter atteinte à la réputation d’un usager, d’un visiteur ou d’une personne qui occupe une fonction, qui exerce une profession ou qui est de passage à l’Institut;
- nuire à la réputation de l’Institut.
- La prise de photo et d’enregistrement vidéo à l’intérieur des murs de l’Institut est interdite en tout temps, à moins de faire appel au Service de l’audiovisuel, en composant le poste 4547.
- Chacun est responsable des propos tenus dans les médias sociaux.
Outil Microsoft Teams
Le MSSS met à votre disposition des vidéos de formation et des articles pour vous familiariser avec l’application Teams et ses fonctionnalités. Visionnez les différentes capsules vidéos sur la messagerie instantanée, l’organisation de réunions virtuelles, le partage d’écran et de fichiers, les appels téléphoniques, etc. Une vidéo de formation de 2 heures regroupant les différentes fonctionnalités est également disponible.
L’Institut met à votre disposition quatre fonds de scène que vous pouvez utiliser avec l’application Teams. Notez que pour pouvoir les utiliser, vous devez avoir télécharger l’application.
Consultez le guide pour savoir comment définir votre statut Teams, mettre un fonds d’écran et apposer une signature électronique.
Si vous avez accès à l’intranet, visitez la section Soutien administratif / Outils collaboratifs / Teams pour plus d’informations sur cet outil.
Protection des renseignements personnels et confidentiels
Tous les intervenants de l’Institut doivent respecter l’encadrement légal et réglementaire en matière de protection des renseignements personnels et confidentiels. Nous souhaitons ainsi vous rappeler quelques principes conformément à la Politique relative à la sécurité de l’information :
- Il est interdit à tout utilisateur de recueillir un renseignement personnel ou confidentiel si cela n’est pas nécessaire à l’exercice de ses fonctions ou à la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
- Les renseignements personnels ou confidentiels doivent être utilisés et ne servir qu’à des fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou obtenus.
- Tout utilisateur détenant un privilège d’accès s’engage à ne pas divulguer, sauf dans le cadre de ses fonctions, les renseignements personnels ou confidentiels dont il a pu prendre connaissance.
- Il est interdit de consulter, de diffuser, de divulguer ou d’imprimer des informations concernant les usagers, que ce soit son propre dossier, celui d’un de ses proches ou toute autre personne. En cas de violation de cet engagement, l’Institut peut imposer des sanctions disciplinaires ou administratives.
Connaissez-vous le principe du « Bureau propre »?
Ce principe consiste à ne laisser aucun document à vue lorsque vous quittez votre poste de travail et à prendre les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des informations qui vous sont confiées. Si vous manipulez des renseignements confidentiels, il est d’autant plus important d’en tenir compte. Consultez ce document pour connaître les différentes règles à suivre.
